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5 méthodes pour réussir son événement

 

Pour votre événement, peu importe sa forme (séminaire, mariage, anniversaire, baptême, …) ce n’est pas toujours facile de tout mettre en place. Voici quelques outils pour vous aider dans votre préparation.

 

1. Anticiper l'organisation

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Il est important de se poser les bonnes questions et de planifier les étapes qui vont faire de votre événement une réussite complète, plus vous anticiper, plus vous serez serein le jour J. Tout doit être bouclé au plus tard une semaine avant, pour qu’il ne vous reste que la décoration.

Plusieurs modes de restauration sont possible : cocktail déjeunatoire ou dinatoire, repas en buffet ou assis, pic nique, etc.

Souvent votre lieu de réception vous oriente sur ce choix. Mais quelque soit le mode choisi, prévoyez de l’espace pour circuler librement entre  les tables et les chaises.  Pour vous

aider, je vous mets le lien d’un article précédant : Par ici !!

Pour les boissons anticiper le stockage froid, si vous ne faîtes pas appel à un traiteur (il a ce qu’il faut), vous pouvez acheter de la glace pilée (exemple à ‘Glacière de Lyon’), et créer des bacs à boissons. Vous serez sûrs d’avoir toutes vos bouteilles à la bonne température.

Pour la verrerie, il faut prévoir minimum 2 verres par personne de chaque boisson, car quoi que vous fassiez, certains invités posent leur verre et en reprennent un autre.

Vous devez aussi pensez à prévoir un plan B en cas de mauvais temps, mais j’y reviendrai plus longuement plus loin.

(Photo de @kaboompics)

 

2. Définir son budget pour l'événement dans son ensemble

Vous devez définir votre événement en fonction du budget que vous souhaitez lui allouer, pour éviter les mauvaises surprises.

Pour cela, il faut recenser tous les coûts qu’il peut engendrer, sans oublier les frais annexes auquel on ne pense pas forcément. Certains frais peuvent varier en fonction du nombre de participants.

 

3. Prévoir un plan B pour le mauvais temps

Le plan B est indispensable, malgré toute l’anticipation dont vous aurez fait preuve. Il y a une chose que vous ne pouvez pas gérer, en dehors du libre arbitre de vos invités (J), c'est la météo.

Vous pouvez demander en amont à vos prestataires ce qu’ils ont prévu en cas de pluie (livraison, installation du traiteur, lieu de réception, la séance photo, ...) et l’inclure dans vos contrats.

Petites astuces pour rendre la pluie agréable : Vous pouvez prévoir des parapluies pour vos invités (sortie de la mairie, de l’église), réserver un chapiteau (si vous n’avez pas le choix de le faire en extérieur), parfois la seule solution est de payée l’arrhe chez le loueur de barnum, pour être sûr d’avoir un plan de repli, prévoir un autre jour pour les photos, etc. De nombreuses solutions sont envisageables, il faut juste y penser à l’avance pour que tout soit parfait.

 

4. Choisir le professionnel qui vous correspond

Il est important de bien choisir vos prestataires comme ils représentent la qualité de votre événement. Ne pas choisir le bon peut être source de mauvaise surprise le jour J et amener du stress. Il est donc nécessaire de choisir en fonction de vos besoins : wedding planer, fleuriste, traiteur, agence événementiel, …

Vous pouvez vous renseigner au préalable sur la réputation et l’expérience des professionnels grâce aux avis en ligne. Ils partagent sur leurs sites et réseaux sociaux des photos des événements précédents qui montrent leur savoir-faire.

L’événementiel est un monde où tout se sait très vite, le bon comme le mauvais, alors n’hésitez pas à demander autour de vous et surtout, ne jugez pas uniquement sur le prix.

 

5. Opter pour l'option service avec votre traiteur

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Ayez bien en tête que si vous ne prenez pas le service d’un serveur, c’est vous ou un de vos proches qui en sera chargé. Grâce à l’option service de votre traiteur, vous pourrez profiter pleinement de votre événement et de vos invités. Celle-ci comprend la mise en place de votre décoration, du nappage, des serviettes et l’art de table. Mais aussi, la tenue de la salle, l’entretien des buffets, en passant par l’accueil et le service auprès de vos invités jusqu’au rangement.

 

 (Photo de Jérémie Morel)

 

Nous espérons que ces conseils vous seront utiles. N’hésitez pas à vous rapprocher de professionnels pour affiner votre projet, ils sont toujours disponibles pour des recommandations.